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Service de la gestion documentaire

Service de la gestion documentaire du Cégep de Trois-Rivières

Boîtes entreposées au Service de la gestion documentaire du Cégep de Trois-Rivières

Le Service de la gestion documentaire du Cégep de Trois-Rivières a été créé en 1984, suite à la Loi sur les archives (1983) qui obligeait tout organisme public à se doter d’une politique de gestion de ses documents actifs et semi-actifs, d’en établir un calendrier de conservation et d’assumer la gestion de ses documents inactifs. Le Service sert notamment à faire respecter les délais de conservation des documents des cégeps en conformité avec la Loi sur les archives et la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Au Cégep de Trois-Rivières, chaque unité administrative doit avoir une gestion documentaire uniforme selon un plan de classification déjà établi.

Aujourd’hui, près de 1000 boites d’archives sont entreposées au collège. Ces dernières renferment, dans une proportion d’environ 10 %, des documents à conservation permanente tels que les dossiers des employés, les journaux de paie et les comptes rendus du conseil d’administration et des divers comités.

La plus grande part, soit près de 90 %, contient des dossiers semi-actifs qui ont une durée de conservation de 10 ans et moins.

Auparavant, le Service de la gestion documentaire relevait de la direction générale. Ce n’est qu’en 2012 qu’il a été greffé au Service des communications et des affaires institutionnelles .

 

 

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Le Service de la gestion documentaire est responsable de la destruction des documents.

Infos sur la destruction de documents

 

 

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