Logo Outlook Web App (mini)Microsoft Outlook 2016 + Logo Skype Entreprise (mini)Skype Entreprise

La planification d’une réunion Skype avec les options par défaut est plus adaptée aux petites réunions internes, comme des réunions informelles avec peu de collaborateurs. Si vous avez des participants externes au collège ou si vous planifiez un événement important, modifiez les options de la réunion avant d’envoyer les invitations.

Formation en ligne

Votre solution de réunion complète (Microsoft)

Découvrez comment vous connecter à votre équipe où que vous soyez, quel que soit l’appareil que vous utilisez, avec Skype Entreprise. Participez à des réunions en ligne à l’aide d’applications mobiles sur Windows, Android et iOS, ou utilisez un téléphone intelligent pour vous connecter à une conférence.

  1. Démarrez Microsoft Outlook et accédez à votre Outlook (bouton calendrier)Calendrier.
  2. Outlook (nouvelle réunion Skype)Sélectionnez l’onglet Accueil, dans la section Réunion Skype, cliquez sur Nouvelle Réunion Skype.
  3. Planifiez la réunion comme à l’habitude :
    • Dans la zone À, entrez les noms ou les adresses de chaque personne à inviter (séparer les éléments par des points-virgules).
    • Ajoutez l’Objet de la réunion.
    • Si la réunion comprend des personnes sur place, indiquez dans la zone Emplacement le local où les gens pourront participer à la rencontre.
    • Sélectionnez les heures de début et de fin. Vous pouvez utiliser l’Assistant PlanificationOutlook (assistant planification) pour trouver un temps de rencontre.
    • Ajoutez l’ordre du jour au texte généré automatiquement dans le Corps du message.

    Optionnel

    • Vous pouvez précharger vos pièces jointes de réunion et tout sera prêt lorsque les participants rejoindront la rencontre.
      • Sélectionnez l’onglet Insérer, dans la section Inclure, cliquez sur le bouton Joindre un fichier ou Élément Outlook pour ajouter les documents à joindre à la réunion.
      • Outlook (options réunion)Vous pouvez aussi joindre un fichier qui se trouve dans un espace d’infonuagique comme OneDrive (le fichier ne sera pas chargé depuis son emplacement d’origine tant que la réunion ne sera pas commencée).
    • Modifiez les options de la réunion au besoin en cliquant le bouton Options de la réunion de la section Réunion Skype de l’onglet Réunion.
  4. Vérifiez les informations et cliquez ensuite sur le bouton Envoyer.

Où voulez-vous vous réunir en ligne ?

  • Nouvel espace de réunion (je contrôle les autorisations)
  • Mon espace de réunion dédié (moins sécurisé)

Les options par défaut de Skype Entreprise sont adaptées aux petites réunions informelles entre collègues. Il est préférable de les modifier si vous invitez plus de 10 à 15 personnes, si vous souhaitez contrôler les autorisations de la réunion ou si certains invités appartiennent à d’autres établissements.

Ces personnes ne doivent pas attendre dans la salle d’attente

  • Seulement moi, l’organisateur de la réunion
    Vous êtes la seule personne pouvant accéder directement à la réunion. Tous les autres participants doivent attendre que vous accordiez l’accès à la rencontre.
    Recommandée quand vous organisez une réunion avec un niveau de sécurité élevé contenant des informations confidentielles.
  • Personnes de mon entreprise que j’invite
    Seules les personnes invitées à la réunion peuvent la rejoindre directement. Tous les autres participants doivent attendre que vous leur accordiez l’accès.
    Vous abordez des informations confidentielles et vous voulez limiter l’accès à certaines personnes.
  • Toute personne de ma société
    N’importe quelle personne du collège peut rejoindre directement la réunion, même sans avoir été invité.
    Vous n’invitez pas de participants extérieurs et vous n’échangez pas d’informations confidentielles.
  • Tout le monde (aucune restriction)
    Toutes les personnes qui ont accès au lien de la réunion peuvent rejoindre directement la réunion.
    Vous invitez des participants extérieurs et vous n’échangez pas d’informations confidentielles.

Qui est présentateur ?

  • Seulement moi, l’organisateur de la réunion
    Vous seul, en tant qu’organisateur disposez des autorisations de présentateur.
    Sélectionnez cette option quand les participants ne doivent pas interagir avec le contenu de la réunion. Vous pouvez désigner d’autres présentateurs en cours de réunion si vous le souhaitez.
  • Personnes que je choisis
    Vous et les personnes que vous choisissez pouvez être présentateurs.
    À utiliser quand vous souhaitez que certaines personnes spécifiques assument le rôle de présentateur.

    • Cliquez sur Choisir des présentateurs, puis déplacez les invités de Participants à Présentateurs.
    • Les invités externes et les listes de distribution ne peuvent pas être ajoutés comme présentateurs, mais vous pouvez accorder des autorisations de présentateur à certaines personnes pendant la réunion.
  • Toute personne de ma société
    Tout membre du collège peut être présentateur.
    Conviens aux réunions informelles avec vos collègues, où tous les participants peuvent partager et modifier du contenu.
  • Tout le monde (aucune restriction)
    Toute personne que vous invitez peut être présentateur.
    Sélectionnez cette option lorsque vous avez des participants externes et que vous souhaitez qu’ils assument le rôle de présentateur.

Souvenez-vous que tous les présentateurs ont un contrôle total sur la réunion et qu’ils peuvent partager du contenu, enregistrer la réunion, changer ses options, désactiver le son de certaines personnes, etc.

Voulez-vous restreindre la participation ?

Si vous organisez un événement de grande ampleur ou si vous souhaitez éliminer toute interruption, vous pouvez désactiver le microphone de tous les participants, la messagerie instantanée de réunion ou les empêcher d’utiliser leur caméra web en activant ces options :

  • Désactiver la MI
  • Désactiver le son pour tous les participants
  • Bloquer la vidéo des participants

Ces paramètres ne s’appliquent qu’aux participants. En tant que présentateur, vous pouvez toujours utiliser la fonction audio pendant les réunions et la fonction vidéo si votre compte est configuré à cet effet.

Skype (présentation orange)Les pièces jointes à une réunion Skype Entreprise s’affichent automatiquement dans la fenêtre de la réunion dès que le premier participant rejoint la réunion.

  • Les participants peuvent voir s’il y a des pièces jointes grâce au message d’information (bande jaune) et au point orange qui apparait joint au bouton de Présentation.Skype (ajout pièce)
  • Skype (gérer le contenu)Pour extraire les pièces jointes de la réunion, cliquer sur le bouton Présentation et sélectionner ensuite l’option Gérer le contenu.

Opérations disponibles

  • Skype (ouvrir le fichier)Ouvrir le fichier.
  • Skype (modifier les personnes)Modifier les personnes qui peuvent télécharger la pièce jointe lors de la réunion.
    • Par défaut, seuls les présentateurs et l’organisateur ont automatiquement accès au contenu de la réunion.
    • Si des participants ne sont pas du collège, vous devrez modifier cette option pour Tout le monde.
  • Skype (ajouter des pièces)Skype (supprimer ce contenu)Supprimer ce contenu de la réunion.
  • Skype (autres options)Autres options.

Ajouter des pièces jointes à la réunion

  1. Cliquez sur le bouton de Présentation.
  2. Sélectionnez l’option Ajouter des pièces jointes.
  3. Ouvrez le fichier à ajouter.

Utiliser les contrôles vidéo et les vues

Cliquez sur le bouton Skype (choisir une disposition)Choisir une disposition et sélectionnez ensuite une option :

  • Vue Galerie montre les vidéos de tous les participants et le contenu de la réunion.
  • Vue Présentateur montre les vidéos des présentateurs et le contenu de la réunion.
  • Vue Présentation montre uniquement le contenu de la réunion.
  • Affichage compact montre les vignettes des participants dans une fenêtre réduite.

Gérer les participants

Pour gérer les participants, cliquez avec le bouton droit de la souris sur leur vidéo ou leur photo.

  • Muet, Activer le son ou Supprimer la personne de la réunion.
  • Verrouiller les actualités vidéo (désactive les vidéos et les photos de tous les participants sauf celui qui a la parole).
  • Épingler à la galerie maintient un participant visible dans la Vue Galerie.

Utilisez le bouton Skype (actions des participants)Actions des participants pour appliquer un réglage à l’ensemble des participants de la réunion.

Mode plein écran

  • Cliquez sur le bouton Skype (isoler)Isoler la galerie des vidéos pour afficher les vidéos dans une fenêtre séparée.
  • Cliquez sur le bouton Skype (mode plein écran)Mode plein écran pour obtenir une vue élargie des vidéos.
  • Cliquez sur le bouton Skype (intégrer)Intégrer la galerie des vidéos pour revenir à l’affichage normal.

Enregistrement et relecture

Vous pouvez enregistrer la conversation audio, vidéo, la messagerie instantanée et ce qui est présenté.

  • Cliquez sur le bouton Autres options dans la fenêtre de la conférence et sélectionnez l’option Démarrer l’enregistrement.
  • Utilisez les boutons de contrôles au bas de la fenêtre pour suspendre, reprendre ou arrêter l’enregistrement.
  • Sélectionnez l’option Gérer les enregistrements et ensuite l’enregistrement que vous voulez lire, renommer ou supprimer.

Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Parcourir pour accéder à l’emplacement de l’enregistrement et faire une copie du fichier pour éventuellement le rendre disponible à d’autres personnes.