Messagerie instantanée

Pour ajouter ou modifier votre photo de profil utilisée par les outils de communications unifiées, vous devez soumettre l’image à un processus d’approbation par la Direction des ressources humaines.

1. Connectez-vous sur le Portail CégepTR.
2. Sélectionnez le service en ligne Photo pour communications unifiées.
3. Suivez les instructions affichées sur la page.

Les statuts de disponibilité sont, entre autres : Disponible, Occupé(e), Absent(e) et Ne pas déranger. Votre statut est défini en fonction de votre calendrier Microsoft Outlook (si vous utilisez Outlook) ou de vos activités sur Skype. Par exemple, si une réunion est planifiée actuellement dans Outlook, votre statut apparaîtra comme « En réunion » dans Skype. Lors d’une communication audio ou vidéo Skype, l’indicateur de disponibilité deviendra rouge pour indiquer Occupé(e) et votre statut basculera sur « En communication ». Vous pouvez également définir manuellement votre statut pour contrôler si les personnes peuvent vous contacter ou non. Votre disponibilité peut aussi inclure une note personnelle qui s’affichera dans votre liste des contacts et sur votre carte de visite afin de fournir davantage d’informations sur vos activités en cours.

Statut de disponibilité	Description
Disponible	Vous êtes en ligne et disponible.
De retour dans quelques minutes	Vous n’êtes pas devant votre ordinateur pendant quelques instants.
Absent(e)	Vous avez ouvert une session sur votre ordinateur, mais êtes inactif ou absent depuis un certain temps (défini par vous-même).
Absent(e) du bureau	Vous ne travaillez pas et ne pouvez pas être contacté.
Occupé(e)	Vous êtes occupé et ne voulez pas être interrompu.
En communication	Vous êtes en communication Skype (un appel bidirectionnel) et ne souhaitez pas être dérangé.
En réunion	Vous êtes en réunion et ne voulez pas être dérangé.
En conférence	Vous participez à une téléconférence Skype (une réunion Skype) et ne voulez pas être dérangé.
Ne pas déranger	Vous ne voulez pas être dérangé et vous ne verrez que les notifications de conversation envoyées par les contacts de votre groupe de travail.
En présentation	Vous donnez une présentation et ne souhaitez pas être dérangé.
Hors connexion	Vous n’êtes pas connecté.
Inconnu	Votre disponibilité n’est pas connue.
Absence du bureau	Si vous utilisez Outlook et que vous activez la notification d’absence du bureau, la note que vous rédigez dans Outlook s’affiche également dans Skype.

Pour modifier votre disponibilité, dans la fenêtre principale de Skype, cliquez sur la flèche à la droite de votre statut, puis sélectionnez un statut dans la liste, par exemple Ne pas déranger.

Si vous voulez revenir au statut antérieur à celui que vous avez défini et faire en sorte que Skype continue à mettre à jour automatiquement votre statut, cliquez sur le menu de statut, puis sur Rétablir le statut.
 

Utilisez la note personnelle pour partager des détails sur votre statut actuel, par exemple « Travaille à domicile ». Cette note sera affichée avec votre carte de visite et vous pouvez la modifier aussi souvent que vous le désirez.

Pour ajouter une note personnelle

• Dans la fenêtre principale de Skype Entreprise, cliquez sur la zone au-dessus de votre nom (Activités du jour) et rédigez une note, par exemple « Travaille à distance » ou « Évaluation de stage, veuillez me contacter par messagerie instantanée » et appuyez ensuite sur la touche Entrée.

Pour supprimer une note personnelle

• Cliquez sur la zone de note au-dessus de votre nom, sélectionnez le texte et appuyez sur la touche Retour arrière ou Supprimer et ensuite sur la touche Entrée. La zone réaffichera le message par défaut Activités du jour.

Si votre compte Skype Entreprise est synchronisé avec votre calendrier Outlook, un message d’absence du bureau s’affichera sous la forme d’une note personnelle dans Skype quand vous activez la notification d’absence du bureau dans Outlook. Par exemple, quand vous partez en vacances, vous pouvez configurer la notification d’absence du bureau dans Outlook en indiquant que vous êtes en congés (partagez toutes les informations pertinentes, par exemple si vous prenez vos messages, qui vous remplacera, etc.). Cette notification sera publiée dans votre carte de visite et sur la liste des contacts dans Skype Entreprise.

ATTENTION : Quand vous rentrez au travail, n’oubliez pas de désactiver cette notification. Vous ne pouvez pas supprimer la note à partir de Skype Entreprise, cette opération doit se faire dans Outlook.

Pour activer la notification dans Outlook

1. Cliquez sur l’onglet Fichier.
2. Appuyez sur le bouton Réponses automatiques (absence du bureau).
3. Sélectionnez l’option Envoyer des réponses automatiques.
4. Rédigez votre message.
5. Planifiez quand le message doit s’afficher (optionel).

Pour désactiver la notification dans Outlook

1. Cliquez sur l’onglet Fichier.
2. Appuyez sur le bouton Désactiver du bloc Réponses automatiques (absence du bureau).

Note : La synchronisation peut prendre une trentaine de minutes avant d’être effective dans Skype Entreprise.

Pour synchroniser vos comptes Skype Entreprise et Outlook

1. Cliquez sur le bouton Options dans la fenêtre principale de Skype Entreprise.
2. Sélectionnez la section Personnel.
3. Cochez la case Mettre à jour ma présence en fonction de mes informations calendrier.
4. Cochez la case Afficher mes informations d’absence du bureau aux contacts figurant dans mes niveaux de confidentialité Famille et amis, Groupe de travail et Collègues.

La méthode la plus rapide de trouver une personne par l’intermédiaire de Skype consiste à lancer une recherche en inscrivant le nom de la personne ou son adresse de messagerie instantanée.

Utilisez la zone Rechercher située dans la partie supérieure de la section Contacts pour exécuter la recherche. Les résultats apparaissent automatiquement.

Vous pouvez générer un groupe pour chacune de vos équipes de travail et voir en un coup d’oeil qui est disponible ou communiquer simultanément avec tous les membres de l’équipe.

Pour créer un groupe:

1. Dans la fenêtre principale de Skype, cliquez sur le bouton Ajouter un contact.
2. Sélectionnez l’option Créer un groupe.
3. Au bas de la fenêtre, remplacez le libellé Nouveau groupe par le nom que vous souhaitez donner à votre groupe.

Vous pouvez utiliser la messagerie instantanée pour communiquer immédiatement avec vos contacts disponibles.

1. Cliquez ou pointez l’image du contact auquel vous voulez envoyer un message instantané (si vous voulez envoyer un message instantané à plusieurs personnes, maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur chaque contact avec qui vous souhaitez communiquer).
2. Dans la barre de commandes qui apparaît, cliquez sur le bouton Messagerie instantanée.
3. Rédigez votre message dans la zone située au bas de la fenêtre de messagerie instantanée, et appuyez sur la touche Entrée pour expédier le message.