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Comment disposer de vos documents? Trois façons, trois missions

lundi 4 février 2013

Le Collège offre trois façons de disposer des documents produits par la communauté collégiale : les centres de tri, les boites de récupération sécurisée et la destruction des documents contenant des informations confidentielles. Chaque méthode a sa fonction et ses particularités.

CENTRE DE TRI

En plus de recueillir les déchets et les matières recyclables comme le plastique, les centres de tri permettent de disposer du papier destiné à la récupération et qui ne contient pas d’informations confidentielles. Notez que le nom, le titre, la fonction et les coordonnées du lieu de travail d’une personne ne sont pas considérés comme confidentiels. Chaque usager a la responsabilité de déposer dans les centres de tri le contenu de son bac de récupération personnel.

BOITE DE RÉCUPÉRATION SÉCURISÉE

Les boites de récupération sécurisée permettent de déposer des documents de nature délicate, mais ne contenant pas d’informations confidentielles, par exemple des exemplaires d’examens non remplis. Elles sont situées dans les ailes des départements d’enseignements et sont vidées par l’équipe de l’entretien ménager. Leur contenu est déposé dans un endroit sécurisé avant d’être envoyé à la récupération.

DESTRUCTION DE DOCUMENTS CONFIDENTIELS

Selon la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, le Collège a l’obligation d’assurer la destruction des documents confidentiels de façon sécuritaire. Les documents concernés sont ceux qui contiennent de l’information nominative et confidentielle.

Renseignements confidentiels : « dans un document sont personnels les renseignements qui concernent une personne physique et permettent de l’identifier. Le nom d’une personne physique n’est pas personnel, sauf lorsqu’il est mentionné avec un autre renseignement la concernant ou lorsque la seule mention révèlerait un renseignement personnel concernant cette personne ».

Le Service de la gestion documentaire a le mandat d’assurer la destruction sécuritaire des documents confidentiels pour le collège. Une personne ayant un handicap visuel effectue le déchiquetage de tous les documents confidentiels. Celle-ci travaille quelques heures par semaine, sous la supervision de la personne responsable du Service de la gestion documentaire.

Comment disposer de documents confidentiels?
Déposer votre papier à déchiqueter dans des boites, sans le plier, le déchirer ou le chiffonner autant que possible. Retirez les trombones, les pinces ainsi que les pellicules plastiques. Identifier les boites en indiquant « Pour déchiquetage – Documents confidentiels ».

Pour les employés du pavillon des Humanités, acheminez vos boites identifiées pour le déchiquetage par courrier interne au Service de la gestion documentaire au pavillon des Sciences. Pour les employés du pavillon des Sciences, vous pouvez déposer vos boites au Service de la gestion documentaire au local SD-1372.

 boite de récupération sécurisée

boite de récupération sécurisée


centre de tri